準備充足卻不懂提案!? 職場上必學「麥肯錫表達術」,先有清楚的邏輯才有說服力!

2022年04月04日14:25

每次向上司報告時,提案總是被拒絕嗎?每次在會議上發表意見時,老是看到同事們意興闌珊的模樣嗎?能將簡報製作得美輪美奐的人比比皆是,但發表內容卻往往乏善可陳,令人聆聽意慾大減。想讓人樂於聆聽你辛辛苦苦整理的資料,並接納你的意見?不妨參考知名管理顧問公司麥肯錫(McKinsey & Company)的說話技巧,增強表達能力,讓你不論在開會發言、工作報告或會見客戶時,都能成為 100% 傳達心中所想!

Photo source: 《義母と娘のブルース》劇照

#運用金字塔式表達——一件事情分三層

第一層:主要訊息(結論及重點)

把最想傳達的「主要訊息」放在金字塔的最上層,在一開始就告訴聆聽者你的結論是甚麼,以強調想表達的重點。先講結論、再說理由,有了金字塔頂端的論點,便可以引導對方更容易進入你的表達邏輯,將後續的表達按照前面的思路去理解,就像一開始給了別人一盞指路明燈一樣,促進溝通效率。例如,假如你正在為某項目製作提案,最終得出的提案結論,應作為「主要訊息」放在金字塔的最上層。

第二層:關鍵訊息(論據及分析)

緊接「主要訊息」的第二層是「關鍵訊息」,這一層的內容應闡述支持第一層結論的證據,例如提案中的市場背景、優缺點、環境分析、風險、實施的體制等等,讓人理解你一開始立下的結論從何而來。

第三層:次要訊息(補充資料)

第三層要表達的便是「次要訊息」,例如你搜集來的原始資料、零散的想法等。這一層的訊息並不需要一一提出,只需以補充資料的形式呈現,例如事前或事後將提案印出來、電郵給對方,讓對方視乎需要再查看便可。 如此才能節省時間,也能讓內容傳遞得更井井有條。

舉例說,你與上司原定的客戶會議要改期,假如你按前因後果去解釋:「今天客戶有突發事情沒法開會,而相關同事星期三之後才有空,會議室要星期五才可以用……請問改為星期五下午四時開會可以嗎?」這樣的報告便令人摸不著重點,也會令人失去耐性。應改為先說重點:「請問將今天原定的會議改到星期五下午四時可以嗎?因為客戶臨時有事,要讓所有人都能出席,最快就是這個時間了。」

# 運用麥肯錫表達術的要訣

 30 秒電梯理論

麥肯錫發表過著名的「30 秒電梯理論」:在乘電梯的 30 秒內清晰明確地向對方說白自己的觀點。你或許會懷疑30秒會否太短,但其實一段優質的影片廣告也只有15秒,就要牽起消費者強烈的購買意慾,而 30 秒就已經足夠播放兩支廣告了!之所以要限時 30 秒,不僅因為對方的時間有限,更重要是測試你是否真正理解自己在做的事情。

 由「Why」到「What」及「How

運用以上金字塔式表達,就足以讓你用30秒時間表達出「Why」——一個極其充分的理由,讓別人願意再多給你10分鐘,詳細聽一聽、聊一聊「What」和「How」——你的提案詳細內容及實踐方式。

 以解決對方面對的問題為先

當準備你的發表或提出意見時,很重要的一點是將提案定位成「對方面對問題時的解決方案」,否則你的意見對聆聽者而言就只是雜音而已!只要讓上司或客戶覺得你提出的方案能夠幫助他解決問題,自然能引發對方興趣。即使事實上,你要解決的是自身的問題,也要讓對方聽起來覺得跟他有所關,才會令你的提案更具說服力。

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